Google Keep + Google Calendar + Notatnik. Tak uprościłem zarządzanie sobą w czasie

Podobno od przybytku głowa jednak boli. Przekonuję się o tym dość często. Tym razem okazało się, że mój system zarządzania sobą w czasie jest zwyczajnie przekombinowany. W ruch poszła zatem piła mechaniczna i nie obyło się bez ofiar.

Niemal każdy z nas w jakiś, sobie tylko znany (lub nie) sposób próbuje sobie zorganizować codzienność. Wiecie o czym mówię. Nosimy te kolorowe notesiki (Moleskine – polecam), instalujemy magiczne aplikacje z tysiącem i jedną funkcją, rejestrujemy się w serwisach obiecujących wyniesienie każdego dnia na zupełnie nowy poziom. Tak, teraz będzie inaczej! Nie, nie będzie. Z aplikacji przestajemy korzystać po trzech dniach. Notesik zbiera kurz. Zaś ten świetny serwis właśnie wysłał nam maila, że za funkcje A, B i C to jednak będzie trzeba płacić 39 dolarów miesięcznie, ale w ramach specjalnej zniżki dostajemy cenę 38 dolarów. Znacie to? Nie? Zazdroszczę.

Naczytałem się tego i owego o organizowaniu czasu, organizowaniu siebie, zarządzaniu sobą itd. W sumie niejedno ma imię to, o czym teraz piszę, a w każdym przypadku sprowadza się do tego samego. Dobra ma 24 godziny i tego nie przeskoczymy. Natomiast liczba naszych obowiązków, planów, zajęć i ambicji rozrasta się niczym amerykańskie społeczeństwo podtuczane fastfoodami. Chcemy być bardziej efektywni i mieć czas na wszystko: pracę, zabawę, przyjemności, hobby, pasje, rozwój. Jedni ograniczają sen, a inni szukają sposobów na zwiększenie swojej efektywności (a jeszcze inni robią i jedno i drugie).

Jak było kiedyś

Jak to wyglądało u mnie? Z list zadań korzystam odkąd pamiętam. Przechodziłem przez całą masę usług i aplikacji: Any.do, Google Tasks, Todoist, Wunderlist (a to tylko mały wycinek). Do niedawna królował u mnie ten ostatni. Wszystko działało nieźle, bo aplikacje były dostępne na wiele platform (Chrome OS, Windows 10, Android, Android Wear), a liczba funkcji wręcz onieśmielała. Tworzyłem zatem listy, kategorie, grupy list, a w nich plany, zadania, przypomnienia i inne.

Wunderlist nie był jednak uniwersalny. Nie nadawał się do notowania, a ja lubiłem zbierać gdzieś cytaty z książek, listy ukończonych gier, wycinki z gazet, przepisy (gotujący facet ma większe powodzenie, ale przede wszystkim muszę coś jeść). W ruch poszedł zatem OneNote, bo tak się złożyło, że nie dało się go skasować z Windowsa 10. Skoro zatem już tu jest. Utworzyłem zatem kilkanaście sekcji, do których wrzucałem wszystko, co się dało. Niestety równie szybko o tym zapominałem. OneNote nie był miejscem, gdzie zaglądałem codziennie. W miarę rozrastania się mojego wirtualnego notesu, znaczenie pojedynczych pozycji malało niemal do zera. Robiąc tam ostatnio czystki, sam się zdziwiłem, jakie rzeczy zapisywałem i to stosunkowo niedawno.

OneNote to jeden notatnik. Drugi noszę w torbie. Lubię Moleskine’y – są ładne, stylowe i stoi za nimi fajna idea. Szybko zacząłem zapisywać tam część rzeczy, których nie da się skopiować lub sfotografować. Doszedł zatem kolejny magazyn na treści do przeglądu. Kilka tygodni temu dostałem kalendarz (taki książkowy). Leży nieustannie otwarty na moim biurku z długopisem obok, więc mimochodem zapisuję w nim część rzeczy.

Nic by nie było w tym dziwnego, gdyby nie Kalendarz Google, z którego również korzystam dość intensywnie do przepisywania spotkań z maili, planowania wyjść na konferencje i spotkania dla dziennikarzy oraz zarządzania grafikiem w pracy. Mało tego, skonfigurowałem Wunderlist w taki sposób, aby automatycznie przesyłał wszystkie zadania z przypisanymi terminami również do kalendarza.

A to nie koniec, bo był jeszcze Google Keep. Notatnik Google był tak prosty i przyjemny, że zacząłem w nim zapisywać ciekawe obrazki znalezione w sieci, kody i klucze, niektóre dane do logowania (te mniej znaczące ofc), a także wszystkie krótkie, szybkie i proste notatki.

Niezły burdel, prawda?

Jak jest teraz?

Z poprzedniego systemu wystarczyło wyrzucić dwa ogniwa, aby znacząco uprościć wszystkie mechanizmy i tym samym zarządzanie czasem oraz gromadzenie treści. Mam tutaj na myśli Wunderlist i OneNote’a. Oba sąkombajnami, które sprawdzają się u pojedynczych użytkowników, ale wydają się być rozwijane pod kątem odbiorcy korporacyjnego czy chociażby grupy osób, które będą nie tylko zarządzać swoimi zadaniami, ale też je udostępniać, współtworzyć, komentować itd. Ja nie potrzebowałem tego wszystkiego.

Moim centrum został Google Keep. Dlaczego właśnie Keep? Jestem mocno wsiąknięty w ekosystem usług Google’a. Wystarczy spojrzeć na moje „zabawki”: telefon z Androidem, tablet z Androidem, zegarek z Androidem, Chromebook, Chromecast… Z Gmaila korzystam od lat. Trzymam pliki na Google DriveUdostępniam treści na Google+. Piszę część artykułów w Google Docs. Natomiast zdjęcia synchronizuję z Google Photos. Keep jest doskonale połączony z częścią z tych usług, więc wydawał się najodpowiedniejszym kandydatem. Jest prosty, a jednocześnie oferuje dość dużo zwykłemu użytkownikowi. Notatki można tworzyć odręcznie lub w formie list. Istnieje funkcja tworzenia przypomnień w oparciu o czas lub lokalizację. Możemy też kategoryzować nasze treści za pomocą tagów. Wszystko to dopełnia przyjemny dla oka i praktyczny, kafelkowy interfejs oraz synchronizacja między wieloma urządzeniami.

Tym sposobem Keep nadaje się doskonale nie tylko do tego, aby zbierać w nim bieżące notatki, ale również zapisywać zadania, plany oraz listy. Główny ekran usługi wygląda wówczas trochę przytłaczająco, ale gdy skorzystamy z bocznego menu, by przełączyć się na podstrony z wpisami opatrzonymi konkretną etykietą, wszystko zaczyna nabierać ładu. Oczywiście nie jest to idealne narzędzie i wymaga zmiany pewnych nawyków. Pozwala jednak trzymać wszystko w jednym miejscu i nad tym panować, a to duży plus.

Wszystkie przypomnienia z Google Keep wyświetlają się w Kalendarzu Google, którego rola jest teraz większa niż wcześniej – osadza zadania w czasie i wizualizuje terminy ich wykonania (robił to co prawda wcześniej, ale przegrywał z Wunderlistem).

Papierowy notatnik i kalendarz zostają jako dopełnienie. Ten drugi jest buforem dla Kalendarza Google, do którego regularnie przepisuję wprowadzone tutaj pozycje. Moleskine głównie na inspiracje i pomysły, bo te wygodniej się zapisuje odręcznie. Cała reszta stąd też leci do Google Keep, zaś z Google Keep do Moleskine’a kopiuję wszystko co podkręca kreatywność, motywuje i napędza (i co da się przepisać). Trochę tutaj dochodzi też zasad zaczerpniętych z GTD – cotygodniowe porządki i opróżnianie pojemników (papierowego kalendarza i Moleskine’a), priorytetyzowanie (cztery ćwiartki) itd. Zainteresowanych odsyłam do samej książki Getting Things Done. Może kiedyś poznęcam się nad nią tutaj dłużej.

Czy to idealny system? Na pewno nie. Zakładam, że jest jeszcze duże pole na poprawki i udoskonalenia. Te wyjdą w praniu – jednak nie po tygodniu czy dwóch, a raczej po kilku miesiącach.

A jak wyglądają Wasze systemy?