5 prostych automatyzacji, które przyśpieszają pracę i ułatwiają życie

Automatyzacje są coraz częściej przewijającym się tematem w internecie. Mam wrażenie, że póki co szczególnie mocno docenił je świat biznesu, które za pomocą różnych narzędzi mogą zautomatyzować część procesów, jak wystawianie faktur, łańcuchy dostaw, wysyłki itp. Idą za tym bezdyskusyjne korzyści, bo powtarzalne i schematyczne czynności wykonują się same, a pracownicy mogą skupić się na tym, co najbardziej korzystne dla firmy – pracy kreatywnej, realizacji pomysłów itp.

Jednak automatyzacja znajduje zastosowanie nie tylko w biznesie. Tak naprawdę każdy z nas może wykorzystać narzędzia tego typu, aby ułatwić sobie życie. Poniżej kilka moich, prostych automatyzacji, które każdego dnia zaoszczędzają mi sporo czasu i wyręczają z czynności, o których w przeciwnym wypadku musiałbym stale pamiętać i tracić na nie cenne minuty.

Część z nich jest stworzona za pomocą popularnej platformy IFTTT. Do innych wykorzystuję znacznie bardziej zaawansowany serwis make.com.

Upload każdego screenshota z telefonu na Google Drive

Automatyzacje screenshotów z telefonu do Google Drive

W trzech na cztery sytuacje, kiedy robię zrzut ekranu na telefonie, potrzebuję go potem na komputerze. Kiedyś w tym celu podłączałem kabel i przerzucałem pliki ręcznie albo uruchamiałem aplikację Google Drive i inicjowałem ich upload. Od jakiegoś czasu ta czynność jest całkowicie zautomatyzowana. Każdy screenshot z telefonu ląduje na Dysku Google chwilę po wykonaniu.

Tworzenie comiesięcznych playlist na Spotify z polubionych utworów

Automatyzację można stworzyć też na Spotify

Nie lubię się z wbudowaną w Spotify biblioteką. Polubione utwory lądują na jednej wielkiej playliście, albo są dzielone na wykonawców i albumy. Jeżeli w marcu mam fazę na lekkie popowe pranie mózgu to nie chcę, żeby mi je co chwila przerywał alternatywny punk rock, którego słuchałem w styczniu. Generowane składanki częściowo rozwiązują ten problem, ale dokładają mnóstwo utworów, których nie polubiłem. Robi się bałagan, nad którym nie mam kontroli.

Dlatego każdy utwór, który polubię na Spotify ląduje na playliście z nazwą bieżącego miesiąca i roku (np. March 2022). Jeżeli nie ma jeszcze takiej playlisty – jest ona automatycznie tworzona. Moja historia polubień sięga kilku lat wstecz. Mogę bez przeszkód wrócić sobie do września 2015 roku i posłuchać muzyki, którą lubiłem wtedy (i być może lubię nadal, ale o niej zapomniałem).

To jedna z moich ulubionych automatyzacji, choć może wydawać się trochę dziwna na pierwszy rzut oka. Polecam samemu wypróbować.

Zmiana statusu na Slacku

Make.com i automatyzacja Slacka

Status na Slacku to taki dziwny twór, którego nikt nie czyta i nie zwraca uwagi. Ale ja się nie poddaję i za pomocą Make.com mam zaplanowane godziny, kiedy zmienia się on automatycznie. W ten sposób chcę powiedzieć swoim współpracownikom, że aktualnie zajmuję się wysyłaniem ofert lub pracą w skupieniu i nie będę odpowiadał.

Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest też zainstalowanie na firmowym Slacku aplikacji Google Calendar lub Outlook Calendar, które pozwalają zsynchronizować nasz status z wydarzeniami w ciągu dnia. W rezultacie, kiedy nasz status w kalendarzu jest ustawiony na „zajęty”, Slack będzie informował wszystkich innych, że mamy właśnie spotkanie i jesteśmy w jakimś stopniu nieosiągalni.

Powiadamianie na Slacku o wydarzeniach i zadaniach

Z pewnością każdy z nas ma takie wiadomości na Slacku, które mógłby pisać za niego bot. Mam tutaj na myśli te wszystkie przypomnienia pracownikom o przesłaniu rozliczeń, upomnienia dotyczące notorycznie popełnianych błędów w firmie, przypominajki o odbywających się spotkaniach itd.

Ustawienie tego w IFTTT, Zapierze czy make.com (co istotne, w tych dwóch ostatnich bot może pisać pod naszym imieniem) jest banalnie proste. Wystarczy jako trigger wybrać czas, a następnie wskazać dni oraz godziny, w jakich będą pojawiały się nowe posty. Na sam koniec wpisujemy jeszcze ich treść i gotowe.

Ja wykorzystuję to rozwiązanie także to przypominania samemu sobie o różnych rzeczach, które muszę regularnie robić, jak np. aktualizacja strony głównej o określonej godzinie, czy wskazanie tematów o innej. Bot po prostu pisze do mnie codziennie na Slacku i mówi, co mam zrobić. To taka trochę bardziej wyszukana forma powiadomień, na które wszyscy w mniejszym lub większym stopniu jesteśmy uniewrażliwieni.

Zapisywanie czasu snu w kalendarzu

Sen ma kolosalne znaczenie w prawidłowym funkcjonowaniu człowieka, co udowodniły setki badań. Jednocześnie dzisiejszy świat jest tak skonstruowany, że większość z nas tylko wieczorami znajduje chwilę dla siebie i swoich pasji. A stąd już krótka droga do zarwania nocki przy nowej grze, serialu czy (niestety rzadziej) książce.

Przyjmuje się, że powinniśmy spać minimum 7 godzin każdej nocy. Tu doskonale sprawdzają się smartbandy i smartwatche, za pomocą których możemy ten czas monitorować. Ja wyciągam ze swojego Fitbita codziennie czas snu do kalendarza Google, gdzie mam zaplanowany czas na sen. Po każdej nocy IFTTT dodaje faktyczny czas snu z mojego zegarka. W efekcie po całym tygodniu mam taki widok (nie zwracajcie uwagę na czas podany w tytułach – coś pokręcił):

Mój Kalendarz Google z danymi z Fitbita. Nie zwracajcie uwagę na czas podany w tytułach – coś pokręcił

Każdy z nas wie, ile mniej więcej dziś spał, prawda? Ale czy wiecie, ile spaliście tydzień temu? A dwa tygodnie? Patrzenie na te dane z perspektywy tygodnia czy miesiąca doskonale pokazuje, jak duży dług senny nam się tworzy. A im większy dług tym bardziej osłabiona motoryka i mniej efektywna praca mózgu. Co gorsza, w wyniku habituacji nasz organizm dostosowuje się do nowego „trybu standardowego”, a my przyjmujemy z czasem, że wcale nie potrzebujemy więcej niż 5 godzin snu, bo przecież czujemy się normalnie (beeep, nieprawda). To temat na dłuższe rozważania. Automatyzacja z całą pewnością pozwala tutaj coś zmienić u siebie na lepsze.

Co jeszcze warto automatyzować?

Opisywane wyżej automatyzacje to wierzchołek góry lodowej. W naszym życiu, pracy i codziennych czynnościach wykonywanych przy komputerze są setki rzeczy, które można zautomatyzować. Wystarczy się rozejrzeć.

Po co to robić? Bo czas to nasz najważniejszy zasób, którego nigdy nie będziemy mieć więcej. Każde 2, 4, 8 minut urwanych codziennie w skali roku zamienia się w dziesiątki godzin, które moglibyśmy przeznaczyć na cokolwiek innego – przyjemnego lub bardziej opłacalnego.

W przyszłości zresztą każdy nowoczesny biznes będzie mocno bazował na automatyzacjach, co przełoży się na zupełnie inną strukturę zatrudnienia w firmach. Będą też poszukiwane inne umiejętności – takie, których nie da się zautomatyzować. Warto mieć to na uwadze już teraz.